Sourcing: Die Phasen des Beschaffungsprozesses

Ein effektiver Beschaffungsprozess ist das Herzstück eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Die Beschaffung sorgt nicht nur dafür, dass alle benötigten Materialien und Dienstleistungen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, sondern optimiert ebenfalls Kosten und Effizienz. In diesem Artikel tauchen wir in die einzelnen Phasen des Beschaffungsprozesses ein und zeigen auf, wie Sie durch strategisches Sourcing und durch ein Supply Chain Management Ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig steigern können. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Sie das Maximum aus Ihrem Beschaffungsprozess herausholen!

Beschaffungsmanagement: Die 5 Phasen im Detail

1. Bedarfsermittlung

Der erste Schritt in einem effektiven Beschaffungsprozess ist die Bedarfsermittlung. Zunächst wird festgestellt, was, wann und in welchen Mengen benötigt wird. Eine gründliche Bedarfsermittlung ist wichtig, um Überbestände zu vermeiden und gleichzeitig sicherzustellen, dass alles Nötige rechtzeitig und Just-in-Time zur Verfügung steht. Dieser Schritt legt den Grundstein für einen reibungslosen Ablauf in den nachfolgenden Phasen.

2. Lieferantenauswahl

Nachdem der Bedarf festgelegt wurde, beginnt die Lieferantenauswahl. Diese Phase ist entscheidend, da die Wahl des richtigen Lieferanten maßgebend für die Qualität und Zuverlässigkeit der Versorgung ist. Hierbei spielen Preis, Qualität und Lieferzeit eine zentrale Rolle. Durch eine sorgfältige Lieferantenbewertung identifizieren Sie die besten Partner für Ihr Unternehmen und minimieren potenzielle Risiken. Nachdem Sie geeignete Lieferanten bewertet haben, gilt es, den besten Partner auszuwählen und die Konditionen, sowie Rahmenverträge auszuhandeln. Egal, ob Sie sich zum Beispiel für Single Sourcing, Multiple Sourcing, Modular Sourcing oder Global Sourcing entscheiden – die Wahl der Sourcing-Methode sollte strategisch getroffen werden, um Ihre langfristigen Unternehmensziele zu unterstützen. Line Up kann Sie in dieser Phase durch ein großes globales Netzwerk von Lieferanten unterstützen.

3. Bestellung

Mit der Bestellung setzen Sie alles in die Tat um. Hierbei ist Präzision gefragt, denn alle Details – von der Menge über den Preis bis hin zu den Lieferbedingungen – müssen genauestens festgehalten werden. In der heutigen Zeit werden Bestellprozesse häufig digital abgewickelt. Durch den Einsatz von E-Procurement und anderen modernen Tools können Sie Ihre Abläufe nicht nur optimieren, sondern auch langfristig Kosten optimieren. Mit digitalen Supply Chain Management Tools, wie das Line Up Dashboard, geht dies im Handumdrehen. Ebenfalls bieten digitale Tools weitere Vorteile durch Funktionen wie Echtzeitdaten-Tracking der Bestellung oder einem Ordermanagement.

4. Lieferung und Wareneingang

Sobald die Bestellung aufgegeben wurde, geht es an die Lieferung. Der Wareneingang ist ein wichtiger Punkt, bei dem die gelieferte Ware auf Qualität und Vollständigkeit geprüft wird. Ein gut organisierter Wareneingangsprozess in der Logistik sorgt dafür, dass nur einwandfreie Produkte weiterverarbeitet oder eingelagert werden, was wiederum die Qualität und Effizienz der gesamten Lieferkette sicherstellt.

5. Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung

Nach erfolgreicher Lieferung erfolgt die Rechnungsprüfung. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und den Anforderungen entsprechend sind. Danach folgt abschließend die Zahlungsabwicklung. Die Zahlungsabwicklung ist entscheidend, um unnötige Kosten zu vermeiden und eine gute Beziehung zu Ihren Lieferanten aufrechtzuerhalten. Transparenz und Genauigkeit sind hier das A und O.

Fazit

Der Beschaffungsprozess ist mehr als nur der Einkauf von Waren – er ist ein strategischer Hebel, der über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden kann. Indem Sie jede Phase sorgfältig planen und kontinuierlich die Prozessoptimierung vorantreiben, können Sie nicht nur Kosten senken, sondern auch die Effizienz steigern und Ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern. Nutzen Sie die Potenziale, die in einem durchdachten Beschaffungsprozess stecken, und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft!

Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei Ihrem Beschaffungsprozess oder Lieferkettenmanagement, kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular.

Lesen Sie unsere weiteren Blogartikel zum Thema Beschaffung, in unserem letzten Blogartikel zu diesem Thema, gehen wir näher auf die Sourcing-Methoden ein.